Pirkanmaan liitossa käsiteltäviä henkilötietoja

Tälle sivulle on koottu tarkempaa tietoa Pirkanmaan liiton käsittelemistä henkilötiedoista. Tietojen on tarkoitus täydentää tietosuojaan liittyvää yleistä informaatiota ja rekisteröidyn oikeuksiin liittyvää tietoa. Tietoja täydennetään ja päivitetään jatkuvasti. Jos tästä puuttuu vielä sellainen asia, josta tarvitset lisätietoa, ota yhteyttä tietosuojavastaavaan Marianne Koskeen sähköpostilla tietosuojavastaava@pirkanmaa.fi, puhelimitse 044 422 2258.

Nettisivut ja niillä käytettävät evästeet ja palvelut

Tämä verkkosivusto on tarkoitettu Pirkanmaan liiton viralliseksi viestintäkanavaksi lakisääteisten tehtävien hoitoa ja tiedottamista varten. Sivustolla käsitellään henkilötietoja. Kaikista sivustolla kävijöistä kerätään tietoa evästeiden avulla. Evästeillä ("cookies") seurataan verkkokäyttäytymistä. Esimerkiksi sitä, miltä sivuilta Pirkanmaan liiton sivuille saavutaan, mitkä ovat suosituimpia sivuja ja miten sivuilla liikutaan.

Lisäksi kerätään käyttöön liittyviä teknisiä tietoja esimerkiksi päätelaitteesta ja selaimista. Käytämme näitä tietoja ymmärtääksemme, miten kävijät käyttäytyvät sivustolla ja voidaksemme kehittää sivustoa paremmin käyttäjien tarpeita vastaavaksi. Emme käytä evästeitä käyttäjien yksilöintiin tai niiden välittämiseen kolmannelle osapuolelle. Vierailemalla Pirkanmaan liiton sivuilla hyväksyt evästeiden käytön. Evästeet voi ottaa pois käytöstä selaimesi asetuksista. Lisätietoa evästeistä ja niiden hallinnoimisesta saat Liikenne- ja viestintäviraston sivuilta, kohdasta Luottamuksellinen viestintä.

Sivustoilla käytetään Google Analytics palvelua sekä sosiaalisen median sovelluksia Facebook ja Twitter. Google Analytics tallentaa tietoa sivuston kävijämääristä sekä siitä, miten käyttäjät liikkuvat sivustolla, miten kauan sivustolla viivytään, mitä kautta sivustolle tullaan ja mitä linkkejä käyttäjät klikkaavat. Sosiaalisen median sovelluksia käytetään sosiaalisen median jakojen seuraamiseksi. Google Analytics -kävijäseurannasta sekä sosiaalisen median lisäosista jakamisen seuraamisessa siirretään henkilötietoja EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.

Asianhallintajärjestelmä

Tarvitsemme toiminnassamme tietoja vireillä olevista ja jo ratkaistuista asioista. Asianhallintajärjestelmän ja diaarin avulla seurataan valmisteltavien asioiden käsittelyä ja annetaan tietoa asian etenemisestä, käsittelyvaiheista ja päätöksistä. Noudatamme toiminnassa mm. kuntalakia, hallintolakia, arkistolakia, julkisuuslakia, tiedonhallintalakia sekä EU:n tietosuoja-asetusta. Kuntalain mukaisesti meidän on asetettava muutoksenhakukelpoiset päätökset verkkosivuille. Asiakirjojen ja niiden rekisteritietojen säilyttämisaikoja ohjaa arkistonmuodostussuunnitelma, jonka säilytysajat perustuvat useisiin lakeihin, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista.

Palkkioiden ja korvausten maksaminen

Luottamustehtävissä olevilta sekä työntekijöiltä tai henkilöiltä, jotka tulevat suorittamaan toimeksiannon tai muun sopimuksen nojalla työsuoritusta, palkkion tai korvauksen suorittamista varten pyydetään henkilö- ja pankkitilitiedot. Nämä tiedot kerätään, jotta voimme hoitaa suorituksen maksajalle kuuluvat tehtävät.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa muille esim. julkisuuslain perusteella. Maksuliikenteemme on ulkoistettu, joten palkka- ja palkkiomaksutietosi toimitetaan ko. toimijalle. Tietojasi luovutetaan lisäksi tulorekisteriin, josta sen saa mm. verottaja, eläkevakuutusyhtiö ja tapaturmavakuutusyhtiö sekä tarvittaessa muu viranomainen, kuten Ulosottovirasto. Tietojasi käsitellään myös raporttien ja tilastojen tuottamiseen.

Rekrytointi

Rekrytoinnin yhteydessä käsitellään hakijoilta saatuja yksilöinti-, koulutus-, kielitaito- ja työkokemustietoja, tietoa eri alojen osaamisesta sekä henkilön omaa esittelyä. Kehotamme ilmaisemaan omassa esittelyssä vain työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja eikä hakemuksessa tule ilmaista arkaluonteisia henkilötietoja tai salassa pidettäviä tietoja. Hakemukseen ei tarvitse laittaa myöskään hetun loppuosaa.

Henkilötietoja käsittelee hakemuksen kirjaaja, henkilöstöhallinto, rekrytoivat esimiehet, ja heitä mahdollisesti avustavat (ulkopuoliset) asiantuntijat. Hakemusasiakirjasi on lähtökohtaisesti julkinen asiakirja. Tieto siitä, että olet hakenut virkaan tai toimeen, tulee julkiseksi heti kun hakemus kirjataan. Voimme luovuttaa henkilötietoja erillisestä pyynnöstä esim. muille rekrytointiin liittyville asianosaisille. Huolehdimme siitä, että vain oleelliset tiedot annetaan ja muut tiedot suojataan.

Kyselyt

Teemme ajoittain kyselyitä kehittääksemme toimintaamme, hoitaaksemme lakisääteisiä tehtäviämme ja hallinnoimiamme hankkeita sekä osallistaaksemme sidosryhmiä, yhteistyökumppaneita ja kuntalaisia. Käsittelemme tietoja rekisteröidyn suostumuksella, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan toteuttamiseksi. Vastauksia tarkastellaan ryhmätasolla eikä vastaajia yksilöidä. Vastauksia säilytetään vain sen ajan, kun on tarpeen, mutta EU-hankkeissa hankeaineiston arkistointivelvoite on 10 vuotta hankkeen päättymisestä.

Jos keräämme vastaajien yhteystietoja, yleisimmin ne ovat nimi ja sähköposti. Lähtökohtaisesti kyselyt ovat kuitenkin anonyymeja. Webropol-työkalulla tehdään myös liiton Internet-sivustolle upotettuja anonyymejä kyselyjä, joiden vastaajista ei jää myöskään henkilötietoja rekisteriin. Rekisterissä olevia tietoja poistetaan tietosuojan vuosikellon mukaisesti puolivuosittain.

Kyselyitä tehdään Microsoft Forms, Webropol - ja Lyyti-ohjelmilla eikä tietoja yhdistetä muihin henkilörekistereihin tai luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Tapahtumien osallistujarekisterit

Tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja tietojen käsittelyn tarkoitus on Pirkanmaan liiton tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilöiden tietojen käsittely tapahtumiin liittyvissä toimissa, kuten ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, raportoinnin ja muiden tapahtumaan liittyvien toimenpiteiden hoitamiseksi ja mahdollistamiseksi aina kyseiseen ilmoittauduttuun tapahtumaan liittyen.

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen asianomaisen tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Säilytämme osallistujatietoja vain tarpeellisen ajan, mutta EU-hankkeissa osallistujalistat ovat osa hankedokumentointia, jonka säilytysaika on 10 vuotta hankkeen päättymisestä.

Kerättyjä ruokavaliotietoja toimitetaan kolmansille osapuolille niin, että henkilön nimi poistetaan tiedoista.

Voit estää kutsujen vastaanottamisen jatkossa kutsussa mainitulla tavalla. Emme yhdistä tietoja muihin henkilörekistereihin. Tapahtumien osallistujarekisteriin käytetään Lyyti-ohjelmistoa.

Uutiskirjeet, postituslistat

Käytämme postituslistoja tiedottaaksemme sinulle Pirkanmaan liiton tai sen hallinnoimien hankkeiden toimintaan, tilaisuuksiin ja kokouksiin liittyvistä ajankohtaisista asioista. Tällä hetkellä Pirkanmaan liitossa on käytössä vain Pirkanmaan liiton uutiskirje. Tilaaja voi poistua postituslistalta itse. Pirkanmaan liiton sähköpostilistoille liittyminen on vapaaehtoista. Palvelun kautta kerättyjä henkilötietoja (etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite) käsitellään Creamailerin uutiskirjepalvelussa.

Creamailerin tietosuojalauseke löytyy tämän linkin takaa.

Creamailerin tietotilinpäätös löytyy tämän linkin takaa.

Hanketoiminta

Pirkanmaan liitossa on käynnissä lukuisia kansallisesti sekä EU-varoin rahoitettavia hankkeita. Hankkeiden toteutukseen liittyen meillä on käytössä erilaisia työkaluja, kuten O365-pilvipalveluita, jotka saattavat sisältää henkilötietoja. Henkilötietojen kerääminen pilvipalveluissa perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

Hankerahoitus

Pirkanmaan liitto toimii välittävänä toimielimenä sekä kansallisen rahoituksen että Euroopan rakennerahaston osalta (EAKR).

EAKR-hankkeiden osalta käytetään EURA-järjestelmää, jossa Pirkanmaan liitto toimii tietojen käsittelijänä ja Työ- ja elinkeinoministeriö (TEM) on varsinainen rekisterinpitäjä. TEM vastaa EURA-järjestelmän tietosuojakäytännöistä.

Kansallisen rahoituksen osalta Pirkanmaan liitto toimii rekisterinpitäjänä ja henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Käsiteltäviä henkilötietoja ovat mm. nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, palkkatiedot, mahdollisesti matkalaskut, työajanseurannat ja muu hankkeen raportoinnissa ilmenevät henkilötiedot. Sekä paperisiin että sähköisiin aineistoihin pääsee käsiksi vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin ko. tietojen käsittely kuuluu.

Hankerahoitukseen liittyvien materiaalien arkistointivelvoite on 10 vuotta hankkeen päättymisestä.

Lausuntopyynnöt

Useiden eri säädöksien velvoittamana Pirkanmaan liitto antaa lausuntoja suunnitelmista. Lausuntopyynnöt saattavat pitää sisällään lausuttavaan asiaan liittyviä sijainti- ja yhteystietoja. Lähtökohtaisesti lausuntopyynnöissä ei käsitellä yksittäisten henkilöiden tietoja, vaan kyse on laajemmista kokonaisuuksista. Mikäli lausuttavassa aineistossa on salassa pidettävää materiaalia, tulee lausuntopyynnössä olla asiasta selkeä merkintä, jotta tietoja osataan käsitellä asianmukaisesti.