Hyppää sisältöön

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemistä Pirkanmaan liitolle.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Jotta tietopyyntöjä asiakirjoista olisi helpompi tehdä, jokaisen tiedonhallintayksikön on pidettävä yllä ajantasaista asiakirjajulkisuuskuvausta, josta käy ilmi millaisia tietovarantoja/tietoaineistoja se pitää hallussaan.

Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa yleiskuvan tiedonhallintayksikön tiedonhallinnasta ja kuvauksen avulla kerrotaan myös missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja asioidenkäsittelyssään.

Pirkanmaan liiton asiarekisteri ja tiedonhallinta

Pirkanmaan liittoon vireille tulleista asioista ja niiden käsittelystä ja asiaan liittyvistä dokumenteista pidetään asiarekisteriä. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy dokumenttien ja asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin ja paperiaineistoihin. Asianhallintajärjestelmä toimii osittain määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytyspaikkana.

Päätearkistoon siirretään Arkistolaitoksen pysyvästi säilytettäväksi määräämät asiakirjat ja lisäksi pitkään säilytettävät asiakirjat.

Päivittäisessä toiminnassa usein tarvittavia asiakirjoja säilytetään osaksi toimistotilan käsiarkistoissa, josta osa asiakirjoista siirretään myöhemmin päätearkistoon.

Fyysiset tietovarannot

Pirkanmaan liiton fyysiset tietovarannot eli arkistot koostuvat päätearkistosta ja toimiston käsiarkistoista ja niiden sisältämistä asiakirjoista.

Liiton hallussa on myös Pirkanmaan liiton edeltäjien (Tampereen liikennealueen seutusuunnitteluliitto, Tampereen seutukaavaliitto, Pirkanmaan maakuntaliitto), jo lakkautettujen organisaatioiden aineistoja.

Liiton keskeiset loogiset tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan tiedonhallintalaissa viranomaisen tehtävän hoidossa tai muussa toiminnassa käytettävää tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Tietoja tietovarantoihin synnyttää liiton oma tiedonkeruu, omatoiminen uuden tiedon muodostaminen muilta saatavista tiedoista ja tietojen hyödyntäminen muiden toimijoiden hallinnoimista tietovarannoista.

Tietovaranto on looginen kokonaisuus, joka voi muodostua useiden tietojärjestelmien ja henkilörekisterien tuottamasta tietoaineistojen joukosta. Se voi koostua sekä tietojärjestelmissä olevista sähköisistä tiedoista että paperimuodossa olevasta aineistosta.

Päätöksenteon tietovaranto

Käyttötarkoitus: Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely ja päätöksenteko.

Tietovarannon tietojärjestelmät:

Dokumenttien- ja asianhallintajärjestelmä

Käyttötarkoitus: Hallintoon, johtamiseen ja päätöksentekoon liittyvä asiankäsittely.
Tietoaineiston sisältö: Maakuntavaltuuston, maakuntahallituksen, tarkastuslautakunnan, maakunnan yhteistyöryhmän ja muiden liiton toimielimien päätöksenteko, viranhaltijapäätökset.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: kyllä/osittain
Siirry päätöksentekoaineistoon tästä linkistä.

Tiedonhallinnan ja viestinnän tietovaranto

Käyttötarkoitus: Tiedonhallinnan, viestinnän ja tiedottamisen toteuttaminen.

Tietovarannon tietojärjestelmät:

Dokumenttien- ja asianhallintajärjestelmä

Käyttötarkoitus: Tiedonhallintaan ja viestintään liittyvä asiankäsittely, asiakirjahallinta ja tiedonohjaussuunnitelman (TOS) ylläpito.
Tietoaineiston sisältö: Tietoturvaan, tietosuojaan, tietojärjestelmien ylläpitoon, asiakirjahallintoon ja tiedottamiseen liittyvät aineistot, asiarekisteri/diaari: tiedot vireille pannuista asioista ja niiden käsittelystä.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: kyllä/osittain (diaari)
Siirry diaarihaku-sivulle tästä linkistä.

Uutiskirjeiden tilaajarekisteri

Käyttötarkoitus: Viestinnän uutiskirjepalvelu.
Tietoaineiston sisältö: Tilaajien nimet, sähköpostiosoitteet.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: ei

Tapahtumien osallistujarekisteri

Käyttötarkoitus: Tilaisuuksien ja tapahtumien ilmoittautumisen ja tapahtumien järjestelyjen ja raportoinnin hoitaminen.
Tietoaineiston sisältö: Henkilöiden yhteystiedot, organisaatio.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: ei

Pirkanmaa.fi -verkkosivusto

Käyttötarkoitus: Pirkanmaan liiton virallinen verkkosivusto.
Tietoaineiston sisältö: Tiedot liiton tehtävistä ja toiminnasta, tiedottaminen, yhteystiedot.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: kyllä
Siirry Pirkanmaan liiton verkkosivustolle tästä linkistä.

Henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan tietovaranto

Käyttötarkoitus: Henkilöstön rekrytointi, palvelussuhde- ja luottamushenkilötietojen hoitaminen ja palkanlaskenta.

Tietovarannon tietojärjestelmät:

Dokumenttien- ja asianhallintajärjestelmä

Käyttötarkoitus: Henkilöstön rekrytointi, palvelussuhteen hoitaminen.
Tietoaineiston sisältö: Rekrytoinnin, palvelussuhteen hoitamiseen liittyvät tietoaineistot.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: ei

Sidonnaisuusrekisteri

Käyttötarkoitus: Sidonnaisuusilmoitusten kerääminen ja ylläpito.
Tietoaineiston sisältö: Yhteystiedot, sidonnaisuudet.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: kyllä
Siirry sidonnaisuusrekisteriin tästä linkistä.

Henkilöstö- ja luottamushenkilörekisteri

Käyttötarkoitus: Palkan/palkkioiden/korvausten maksaminen, yhteydenpito.
Tietoaineiston sisältö: Yhteystiedot.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: ei

Työajanseurantajärjestelmä

Käyttötarkoitus: Henkilöstön työajanseuranta.
Tietoaineiston sisältö: Työaikakirjaukset, käyttäjien yhteystiedot.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: ei

Palkkaohjelma

Käyttötarkoitus: Palvelussuhdetietojen hallinta ja palkkojen ja palkkioiden laskenta.
Tietoaineiston sisältö: Henkilöstön ja luottamushenkilöiden henkilö- ja yhteystiedot,
henkilöstön työsuhde- ja palkkatiedot, luottamushenkilöiden palkkiot, korvaukset.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: ei

Taloushallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus: Taloushallinnon tehtävien hoitaminen.

Tietovarannon tietojärjestelmät:

Dokumenttien- ja asianhallintajärjestelmä

Käyttötarkoitus: Taloushallintoon liittyvä asiankäsittely.
Tietoaineiston sisältö: Talouden suunnitteluun ja seurantaan, rahoitukseen ja varainhallintaan, omaisuuden hallintaan ja hankintatoimeen liittyvät aineistot.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: ei

Taloushallintopalvelu

Käyttötarkoitus: Kirjanpito, osto- ja myyntireskontra.
Tietoaineiston sisältö: Kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen liittyvät aineistot.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: ei

Alueiden käytön ja suunnittelun tietovaranto

Käyttötarkoitus: Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely, alueiden käytön suunnittelutehtävän tietoaineistojen ylläpito.

Tietovarannon tietojärjestelmät:

Dokumenttien- ja asianhallintajärjestelmä

Käyttötarkoitus: Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely.
Tietoaineiston sisältö: Maakuntakaavaan liittyvät aineistot, liikennejärjestelmään liittyvät aineistot.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: ei

Paikkatieto-ohjelmat

Käyttötarkoitus: Paikkatietoaineistojen käsittely, analysointi ja hyödyntäminen.
Tietoaineiston sisältö: Pirkanmaan liiton tuottamat ja ylläpitämät paikkatietoaineistot.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: kyllä, osittain
Siirry maakuntakaavan sähköiseen karttapalveluun tästä linkistä.
Siirry Aluetietopalveluun tästä linkistä.

Maakuntakaava 2040 -sivusto

Käyttötarkoitus: Maakuntakaavoitus-prosessin viestintäkanava, jolla kerrotaan Pirkanmaan maakuntakaavan 2040 valmistelusta ja sisällöstä.
Tietoaineiston sisältö: Maakuntakaava 2040 valmisteluprosessin selvitysaineistoja ja kaavoitusasiakirjoja.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: kyllä
Siirry Pirkanmaan maakuntakaavasivustolle tästä linkistä.

Aluetietopalvelu

Käyttötarkoitus: Pirkanmaan liiton seudullinen tietopalvelu, tarjoaa tietoa maakunnan tilasta suunnittelun tueksi.
Tietoaineiston sisältö: Maakunnan elinvoimaa ja uudistumista (esim. Pirkanmaan innovaatiotilannekuva), ympäristöä ja ilmastoa, liikennettä ja yhteyksiä sekä maankäyttöä ja luonnonvaroja koskevaa aineistoa.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: kyllä
Siirry Aluetietopalveluun tästä linkistä.

Alueiden kehittämisen ja edunvalvonnan tietovaranto

Käyttötarkoitus: Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely.

Tietovarannon tietojärjestelmät:

Dokumenttien- ja asianhallintajärjestelmä

Käyttötarkoitus: Maakuntaohjelman valmistelutyö, kansallisen rahoituksen hankkeiden hallinnointi, edunvalvontatavoitteiden valmistelu.
Tietoaineiston sisältö: Maakuntaohjelma ja sen valmisteluaineistot, kansallisen rahoituksen hankkeiden hallinnointiin liittyvät tietoaineistot, EU-hankkeisiin liittyvää aineistoa, edunvalvontatavoitteiden tietoaineistot.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: ei

EU:n rakennerahastojen hallintajärjestelmä

Käyttötarkoitus: EU-rakennerahastohankkeiden hallinnointi.
Tietoaineiston sisältö: Tiedot Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) -hankkeista: hankehakemukset, -päätökset, hankeraportit, viranomaisraportit.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: kyllä/osittain
Siirry Eura-järjestelmän hakusivustolle tästä linkistä.

Päärata -sivusto

Käyttötarkoitus: Viestintäkanava, joka kokoaa päärataa koskevan tiedon yhteen paikkaan.
Tietoaineiston sisältö: Päärataan liittyvää tietoa radan kehittämiseksi.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: kyllä
Siirry Päärata -sivustolle tästä linkistä.

Aluetietopalvelu

Käyttötarkoitus: Pirkanmaan liiton seudullinen tietopalvelu, tarjoaa tietoa maakunnan tilasta suunnittelun tueksi.
Tietoaineiston sisältö: Maakunnan elinvoimaa ja uudistumista (esim. Pirkanmaan innovaatiotilannekuva), ympäristöä ja ilmastoa, liikennettä ja yhteyksiä sekä maankäyttöä ja luonnonvaroja koskevaa aineistoa.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: kyllä
Siirry Aluetietopalveluun tästä linkistä.

Tietopyynnöt

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä niin, että siitä selviää, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Hakutekijöinä voidaan käyttää esim. asiakirjan nimeä, asiatunnusta, diaarinumeroa tai henkilön nimeä. Jos on kyse julkisesta asiakirjasta, tiedon pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään.

Tietopyyntöjä voi lähettää liiton sähköpostiin pirkanmaan.liitto@pirkanmaa.fi, josta ne toimitetaan organisaatiossa oikealle taholle. Kirjeitse osoitetut tietopyynnöt laitetaan osoitteella Pirkanmaan liitto, PL 1002, 33101 TAMPERE, ja puhelimitse voi ottaa yhteyttä arkisin klo 9-15 soittamalla numeroon +358 3 2481 111. Pyydettyjä tietoja voidaan antaa sähköisesti, paperilla tai voi tulla paikan päälle käymään.

Tietopyyntöihin pyritään vastaamaan viivytyksettä; tavanomaisissa tapauksissa parin viikon sisällä ja monimutkaisemmissa tapauksissa kuukauden sisään, julkisuuslaki 621/1999 pykälä 14. Jos pyydettyjä tietoja ei voida antaa, tiedon pyytäjälle ilmoitetaan kieltäytymisen syy. Kielteisessä tapauksessa tiedon pyytäjä voi siirtää asiansa maakuntajohtajan ratkaistavaksi. Maakuntajohtajan päätökseen voi hakea muutosta hallinto-oikeudelta.